Quelles sont les règles à suivre la gestion locative d’un bien immobilier ?

18 mars 2020

Vous êtes le gestionnaire de nombreuses propriétés et vous devez veiller à ce qu’elles restent toutes en bon état. Si vous êtes dans le secteur depuis assez longtemps, vous avez probablement eu au moins un locataire en difficulté et vous voulez vous assurer que cela ne se reproduira pas. Dans le même temps, vos locataires peuvent être confus : il existe de nombreuses règles potentielles concernant la location, et vos règles peuvent être différentes de celles de la dernière propriété qu’ils ont louée. Voici comment aborder les règles de gestion des biens immobiliers afin que vous puissiez satisfaire vos locataires et vos employés tout en protégeant vos biens.

Révisez vos règles

Quelles sont les règles en vigueur pour les biens que vous gérez ? Différentes sociétés de gestion de biens immobiliers locatifs utilisent des règles différentes pour gérer le comportement de leurs locataires et s’assurer que leurs propriétés restent sûres et bien entretenues. Vos règles peuvent couvrir certains de ces sujets :

Modifications de l’intérieur de la propriété, comme l’accrochage d’œuvres d’art ou la peinture des murs
Agrandir et entretenir le jardin
Installation de structures temporaires, telles que des tentes d’ombrage et des piscines
Avoir d’autres résidents, tels que des animaux domestiques ou des colocataires.
L’entretien de la propriété, par exemple la tonte du gazon.

Des règles strictes concernant l’utilisation de la propriété peuvent réduire les dommages et préserver la beauté de vos biens. D’autre part, si vos règles sont trop strictes, vous risquez de faire fuir les locataires potentiels ou d’avoir de nombreuses questions qui vous prennent beaucoup de temps. En tant que gestionnaire immobilier, il vous appartient de tirer les enseignements de vos expériences de locataire et de modifier les règles en fonction des besoins.

Maintenir les lignes de communication ouvertes

Une fois que vous aurez fixé les règles, vos locataires auront encore des questions. Ils voudront peut-être demander la permission de modifier les règles ou de les clarifier.

Créez un portail convivial qui permet à vos locataires de poser des questions et de recevoir des réponses rapides. Vous constaterez que la communication, la négociation et une attitude flexible contribuent largement à attirer et à conserver des locataires de qualité. Par exemple, vous pouvez choisir d’élaborer une politique qui autorise les petits animaux domestiques. Selon le blog NOLO, « vous pouvez réduire les risques supplémentaires créés par la présence d’animaux sur votre propriété en créant des politiques intelligentes pour les animaux de compagnie, en les inscrivant dans un « contrat pour animaux de compagnie » et en incluant ce contrat dans votre bail ».

Soyez clair et fournissez des références pratiques

Un autre avantage d’un portail de locataires est sa capacité à stocker des documents importants pour un examen plus approfondi par vos locataires. Si vos locataires ont une question ou ont besoin de précisions sur les règles applicables à votre propriété, ils peuvent obtenir ces précisions en lisant les documents stockés en ligne. Veillez à ce que ces documents soient clairs, concis et faciles à trouver.

Faites des rappels pour aider les locataires à rester sur la bonne voie

Lorsque vous travaillez avec un logiciel de gestion immobilière, vous pouvez définir des rappels pour vous maintenir sur la bonne voie, et vous pouvez faire de même avec vos locataires. S’il est juste temps de tondre la pelouse après un long hiver, envoyez un rappel à vos locataires. Si c’est bientôt la saison des grillades dans le jardin ou le moment de se rassembler autour d’un feu de camp, envoyez un rappel sur les règles ou les précautions de sécurité à prendre pour ces activités de plein air. L’envoi de rappels est un moyen facile d’envoyer des avis annuels, et vous pouvez le faire tôt pour ne pas oublier.

Utilisez un logiciel

De la taille de printemps à l’entretien des porches et des terrasses au début de l’été, vous avez besoin d’un calendrier pour vous aider à remplir vos engagements d’entretien envers vos locataires. Utilisez un logiciel pour coordonner votre entretien annuel et envoyez des avis à vos locataires pour leur faire savoir quand l’entretien prévu est sur le point d’avoir lieu. De cette façon, les locataires peuvent faire leur part pour organiser leur maison et leur jardin et en organiser l’accès si nécessaire.

Lorsque vous participez à la gestion d’une propriété locative, vous devez vous assurer que vous disposez des outils de communication nécessaires pour parler avec vos locataires et des accords en place pour gérer votre entretien.

Bases d’un bon contrat

Lorsque vous engagez un gestionnaire immobilier, vous devez examiner attentivement son contrat de gestion. Vous devez vous assurer que vous comprenez les responsabilités du gestionnaire immobilier, les responsabilités du propriétaire et vous assurer que vous êtes protégé si le gestionnaire ne remplit pas ses obligations.

Services et frais

La première partie fondamentale du contrat de gestion que vous devez comprendre est de savoir quels services le gestionnaire immobilier a accepté d’effectuer et combien il va facturer pour ces services. Vous devez comprendre quels services sont inclus dans les frais de gestion, quels services peuvent être exécutés moyennant des frais supplémentaires et quels services ne seront exécutés en aucun cas.

Les frais de gestion sont le type d’honoraires le plus courant qu’un gestionnaire de biens immobiliers facturera. Soyez très attentif à la manière dont ces frais sont ventilés.

N’écartez pas immédiatement un gestionnaire immobilier parce qu’il semble qu’il facture des frais plus élevés. Les gestionnaires immobiliers qui facturent des frais initiaux moins élevés peuvent facturer davantage pour des « tâches supplémentaires » telles que le recrutement de personnel, le paiement de factures, les problèmes d’entretien et les procédures d’expulsion. Vous devez lire attentivement le contrat de gestion pour déterminer quels services sont réellement inclus dans les frais de gestion et quels services sont considérés comme supplémentaires et nécessitent un paiement supplémentaire.

Pour les services considérés comme supplémentaires, le contrat doit clairement indiquer comment vous serez facturé pour ces tâches. S’agit-il d’un montant forfaitaire, d’un pourcentage ou les frais seront-ils déterminés au cas par cas avant que le service ne soit rendu ?

Par ailleurs, sachez que les services que le gestionnaire immobilier ne rendra en aucun cas. Ces services varient d’une société à l’autre, mais les exclusions les plus courantes concernent le refinancement d’un bien immobilier ou des travaux de rénovation importants. Assurez-vous que le gestionnaire n’exclut rien que vous considérez comme une nécessité absolue, comme la recherche de locataires, la collecte des loyers ou la gestion des urgences.

Responsabilités du propriétaire

La deuxième partie du contrat que vous devez comprendre concerne vos responsabilités en tant que propriétaire. Cette partie du contrat définira ce que vous êtes tenu de faire en signant le contrat et ce que vous ne pouvez pas faire.

Voici deux exemples d’obligations du propriétaire :

Constituer et maintenir un fonds de réserve – Le propriétaire est responsable de placer un montant spécifique dans un fonds de réserve que le gestionnaire immobilier peut utiliser pour les obligations quotidiennes, les questions d’entretien et les urgences. Vous devez également veiller à ce que le fonds ne tombe jamais en dessous d’un certain montant.
Obtenir et maintenir une assurance adéquate – L’accord de gestion doit préciser les types d’assurance et le montant de la couverture que vous devez obtenir. Il doit également indiquer si la société de gestion immobilière doit être incluse dans votre couverture.

Voici deux exemples de restrictions imposées au propriétaire de la propriété :

Trouver des locataires – La plupart des accords empêcheront le propriétaire de placer lui-même un locataire dans la propriété. Cela vise à protéger le gestionnaire immobilier de devoir gérer un locataire qui n’a pas été sélectionné conformément à ses directives.
Entrée – Le propriétaire ne peut pas entrer dans la propriété à moins d’en informer le locataire au préalable ou d’obtenir l’approbation du gestionnaire immobilier.

Égalité des chances en matière de logement

Vous voulez vous assurer que l’accord de gestion comporte une section indiquant qu’ils soutiennent l’égalité des chances en matière de logement. Il doit indiquer qu’ils respecteront les lois fédérales et étatiques sur le logement équitable.

Responsabilité

C’est la partie du contrat qui limite la responsabilité du gestionnaire immobilier. Elle est connue sous le nom de clause d’exonération de responsabilité. En général, cette clause protège le gestionnaire immobilier, sauf en cas de négligence de sa part.

Toutefois, le gestionnaire immobilier n’est pas responsable de la négligence des tiers qu’il engage. Par exemple, un gestionnaire immobilier n’est pas responsable s’il engage un entrepreneur et que celui-ci cause des dommages à la propriété.

Pour vous protéger, vous devez vous assurer qu’il existe une clause de « diligence raisonnable » dans le contrat. Par exemple, le gestionnaire ne sera pas tenu responsable si une « diligence raisonnable » a été prise lors de l’embauche d’un tiers, c’est-à-dire qu’il doit faire ses recherches et ne pas engager un contractant ayant des antécédents de plaintes contre lui.

Durée du contrat

Vous voulez essayer d’éviter de signer un long accord avant d’avoir obtenu des résultats probants de la part de la société de gestion et d’avoir confiance en elle. Malheureusement, la plupart des sociétés de gestion ne signent pas de contrat avant moins d’un an. Dans ce cas, vous voudrez examiner attentivement la clause de résiliation et vous assurer que vous êtes en mesure de résilier le contrat si vous n’êtes pas satisfait du service.

Clause de résiliation

Assurez-vous que l’accord de gestion comporte une clause claire de résiliation ou d’annulation. Il doit indiquer pourquoi et quand le gestionnaire/la société de gestion immobilière a le droit de résilier le contrat et quand vous, le propriétaire, avez le droit de résilier le contrat.

Avis de résiliation

Vous devez généralement donner un préavis de 30 à 90 jours pour résilier le contrat. Assurez-vous que le contrat stipule également que la société de gestion immobilière doit vous donner un préavis d’au moins 30 jours si elle décide de résilier le contrat.

Frais de résiliation anticipée

Vous devrez souvent payer des frais de résiliation anticipée du contrat. Ces frais varient de quelques centaines de dollars à l’obligation de payer tous les frais que la société de gestion ait accumulé sur la durée restante du contrat.

Raison de la résiliation

Vous devez rechercher un contrat qui ne nécessite pas de motif de résiliation. Vous voudrez également une clause qui vous permette de résilier le contrat sans pénalité si la société de gestion ne trouve pas de locataire dans un délai déterminé.

Obligations en cas de résiliation

Il doit également y avoir une liste des obligations qui doivent être remplies lors de la résiliation et le délai dans lequel elles doivent l’être. Par exemple, la société de gestion immobilière doit fournir au propriétaire des copies des baux de tous les locataires dans les 14 jours suivants la résiliation du contrat ; ou que toutes les sommes dues à l’une ou l’autre des parties doivent être payées dans les 30 jours suivant la résiliation du contrat.